Geschäftsordnung
Auf der Grundlage der Ziffer V Nr. 5 der Satzung beschloss der erweiterte Vorstand auf seiner Sitzung am 09. Mai 2015 die nachstehende Geschäftsordnung.
Die Geschäftsordnung wurde auf der Sitzung des erweiterten Vorstands am 11. Juni 2016 geändert.
1. Aufgabenerledigung
Der Vorstand erledigt seine Aufgaben auf der Grundlage der Vereinssatzung und unter Beachtung der Beschlüsse der Delegiertenversammlung und des geschäftsführenden Vorstands.
2. Vertretung des Vereins
(1) Der Verein wird gerichtlich und außergerichtlich durch den geschäftsführenden Vorstand vertreten.
(2) Für den Abschluss von Verträgen, für die Bankgeschäfte sowie für alle anderen Maßnahmen, die den Verein rechtlich binden, sind folgende Mitglieder des geschäftsführenden Vorstands zeichnungsberechtigt:
- der/die 1. und 2. Vorsitzende gemeinsam, oder
- der/die 1. Vorsitzende gemeinsam mit einem weiteren Vorstandsmitglied oder
- der/die 2. Vorsitzende gemeinsam mit einem weiteren Vorstandsmitglied oder
- der/die Schatzmeister/in gemeinsam mit einem weiteren Vorstandsmitglied.
(3) Bei Maßnahmen mit finanzieller Auswirkung hat der/die Schatzmeister/in oder der/die stellvertretende Schatzmeister/in mitzuwirken.
(4) Daneben führt jedes Mitglied des erweiterten Vorstands den erforderlichen Schriftverkehr in seinem Aufgabenbereich in eigener Verantwortung. Der Schriftverkehr ist zu dokumentieren und erforderlichenfalls dem/der Schriftführer/in zur Verfügung zu stellen.
3. Geschäftsführender Vorstand
(1) Die Sitzungen des geschäftsführenden Vorstands sind grundsätzlich nicht öffentlich und finden mindestens einmal monatlich nach einem Terminplan statt; bei Bedarf werden zusätzliche Sitzungen anberaumt. Die regelmäßige Teilnahme der Mitglieder des geschäftsführenden Vorstands an den Sitzungen ist Pflicht.
Auf Einladung können an der Sitzung Mitglieder von Ausschüssen und Kommissionen beratend teilnehmen.
(2) Vorstandsitzungen werden vom 1. Vorsitzenden einberufen und nach Maßgabe der Tagesordnung geleitet. Bei Abwesenheit des 1. Vorsitzenden übernimmt der 2. Vorsitzende diese Aufgabe. Sind beide abwesend, wählen die anwesenden Vorstandsmitglieder vor Eintritt in die Tagesordnung den/die Sitzungsleiter/in. Die Beschlussfassung erfolgt in offener Abstimmung.
(3) Die Einberufung der Sitzung erfolgt unter Nennung der Tagesordnung, schriftlich oder durch eMail. Die Gegenstände der Beschlussfassung sind den Vorstandsmitgliedern mindestens sieben Tage vor dem Sitzungstermin mitzuteilen. Dies gilt auch für das Protokoll der letzten Sitzung. Die Mitteilung durch eMail ist dafür ausreichend.
(4) Jedes Mitglied hat das Recht, bei dem/der Schriftführer/in oder bei der/dem 1. Vorsitzenden. Vorschläge zur Tagesordnung sowie Anträge zur Beschlussfassung schriftlich oder per eMail einzureichen. Anträge zur Beschlussfassung sind so rechtzeitig einzureichen, dass sie den Vorstandsmitgliedern noch vor dem Sitzungstermin übermittelt werden können. Sofern Vorschläge zur Tagesordnung nicht berücksichtigt werden, ist vor Eintritt in die Tagesordnung über deren Aufnahme abzustimmen.
(5) Zu jedem Beschluss muss es eine Beschlussvorlage geben.
(6) An Beschlussvorlagen zu Maßnahmen mit finanzieller Auswirkung hat der/die Schatzmeister/in oder der/die stellvertretende Schatzmeister/in mitzuwirken.
(7) Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte seiner Mitglieder anwesend ist und an der Beschlussfassung teilnimmt. Ist die Einladung zur Vorstandssitzung ordnungsgemäß erfolgt und ist weniger als die Hälfte der Vorstandsmitglieder anwesend, so können die anwesenden Mitglieder einstimmig beschließen, nicht anwesende Vorstandsmitglieder telefonisch zur Beschlussfassung zuzulassen.
(8) Abstimmungen erfolgen offen. Beschlüsse werden mit einfacher Mehrheit gefasst.
(9) Die Protokollführung obliegt dem/der Schriftführer/in, bei seiner/ihrer Abwesenheit führt der/die stellvertretende Schatzmeister/in das Protokoll. In jeder Sitzung ist das Protokoll der vorangegangenen Sitzung durch Beschluss zu bestätigen.
(10) Bei wichtigen Entscheidungen des Vorstandes kann der Vorstand beschließen, die jeweilige Entscheidung durch Aushang bekannt zu gegeben.
4. Erweiterter Vorstand, Abteilungsvorstände
(1) Beratungen des erweiterten Vorstandes finden mindestens viermal im Jahr statt. Die Tagesordnungen sind langfristig zu planen und mit den Schwerpunkten der Jahresplanung abzustimmen. Die regelmäßige Teilnahme der Mitglieder des erweiterten Vorstands an den Sitzungen ist Pflicht.
(2) Jedes Mitglied des erweiterten Vorstands hat das Recht, bei dem/der Schriftführer/in oder bei der/dem 1. Vorsitzenden Vorschläge zur Tagesordnung einzureichen. Sofern Vorschläge zur Tagesordnung nicht berücksichtigt werden, ist vor Eintritt in die Tagesordnung über deren Aufnahme abzustimmen.
(3) Die Abteilungsvorstände sollen ebenfalls mindestens viermal im Jahr beraten.
5. Entfällt
6. Sprechstunden
(1) Sprechstunden des geschäftsführenden Vorstandes werden von April bis Oktober zweimal im Monat abgehalten. Der Terminplan wird im Gartenfreund, an der Informationstafel am Vereinshaus und auf der Internetseite des Vereins veröffentlicht.
(2) Anfragen und Beschwerden der Gartenfreunde bei den Sprechstunden werden dokumentiert.
7. Ehrenamtspauschale
(1) Die Mitglieder des geschäftsführenden Vorstands, die Abteilungsvorstände, die Kommissionen und der Kassenprüfungsausschuss erhalten Ehrenamtspauschalen. Anderen Vereinsmitgliedern, die keine formale Vereinsfunktion bekleiden, sich aber in besonderem Maße für die Belange des Vereins einsetzen, kann ebenfalls eine Ehrenamtspauschale zugesprochen werden. Die Höhe der Ehrenamtspauschale wird jeweils im Rahmen der im Finanzplan dafür vorgesehenen Summe durch jährlichen Beschluss des geschäftsführenden Vorstands festgelegt. Der geschäftsführende Vorstand kann in begründeten Fällen die Änderung der festgelegten Pauschalen beschließen.
(2) Die Ehrenamtspauschalen werden halbjährlich (Juni und November) ausgezahlt. Die Auszahlung erfolgt grundsätzlich bargeldlos und nur in Ausnahmefällen aus der Handkasse.
8. Behandlung der Arbeitsunterlagen
Die Vorstandsmitglieder sind verpflichtet, mit den Arbeitsunterlagen sorgfältig umzugehen und diese sicher zu verwahren. Der Datenschutz ist zu beachten. Die Ablage des Schriftgutes des geschäftsführenden Vorstands und aller übrigen Vereinsunterlagen erfolgt ausschließlich im Vorstandsbüro.
9. Delegiertenkonferenz, Abteilungsversammlungen
(1) Die Delegiertenkonferenz wird jährlich mindestens einmal auf Beschluss des geschäftsführenden Vorstands einberufen und findet in der Regel im IV. Quartal statt.
(2) Abteilungsversammlungen werden vom Abteilungsvorsitzenden einberufen. Sie dienen der zielgerichteten Umsetzung der Beschlüsse der Delegiertenkonferenz und des geschäftsführenden Vorstands und werden außerdem zur Rechnungsausgabe genutzt.
(3) Die Abteilungsvorsitzenden tragen dafür Sorge, dass über die Abteilungsversammlungen Niederschriften angefertigt und dem geschäftsführenden Vorstand übergeben werden.
10. Handkasse, Vorschussregelung
(1) Der/die stellvertretende Schatzmeister/in führt eine Handkasse und hält mindestens zweimal monatlich - davon mindestens einmal an einem Samstag oder Sonntag - Kassenstunden im Vereinshaus ab. In den Monaten November bis Februar reduzieren sich die Kassenstunden auf einmal im Monat an einem Samstag oder Sonntag.
(2) Die Ausgaben und Einnahmen der Handkasse werden in einem Kassenbuch in Papierform dokumentiert, das monatlich abgeschlossen und zusammen mit sämtlichen Belegen dem/der Schatzmeister/in (bei dessen/deren Verhinderung dem/der 1. Vorsitzenden des geschäftsführenden Vorstands) zur Abzeichnung vorgelegt wird.
Parallel führt der/die stellvertretende Schatzmeister/in nach den Vorgaben des/der Schatzmeisters/in ein gleichlautendes elektronisches Kassenbuch im Datenbestand des Vereins. Das elektronische Kassenbuch wird spätestens am dritten Tag nach jeder Auszahlung oder Einnahme aktualisiert.
(3) Im Vertretungsfall wird die Handkasse von der/dem Schatzmeister/in oder einer durch den/der 1. Vorsitzenden im Benehmen mit dem/der Schatzmeister/in bestimmten Person geführt.
Die Übergaben der Handkasse sind im Kassenbuch in Papierform jeweils zu dokumentieren und von den beteiligten Personen mit Datum zu unterzeichnen.
Wird die Handkasse im Vertretungsfall von dem/der Schatzmeister/in geführt, so legt er/sie die monatlichen Abschlüsse dem/der 1. Vorsitzenden des geschäftsführenden Vorstands zur Abzeichnung vor.
(4) Sofern es der/die Schatzmeister/in für erforderlich hält, kann er/sie ebenfalls eine Handkasse führen. Die Absätze 1 bis 3 gelten sinngemäß, wobei die monatlichen Abschlüsse dem/der stellvertretenden Schatzmeister/in (bei dessen/deren Verhinderung dem/der 1. Vorsitzenden des geschäftsführenden Vorstands) zur Abzeichnung vorgelegt werden.
(5) Die Buchungen der Ausgaben und Einnahmen der Handkasse(n) nimmt der/die Schatzmeister/in anhand des elektronischen Kassenbuchs vor.
(6) Zur Sicherung der finanziellen Beweglichkeit des Vereins kann den Mitgliedern des geschäftsführenden Vorstands oder anderen von dem/der 1. Vorsitzenden oder dem/der Schatzmeister/in bestimmten Person ein einmaliger Vorschuss oder ein längerfristiger Vorschuss aus der Handkasse gegen Quittung (Kassenbeleg) gezahlt werden. Der Vorschuss wird als Ausgabe in das Kassenbuch in Papierform und in das elektronische Kassenbuch eingetragen. Zudem wird der Vorschuss als Forderungen des Vereins gegenüber dem/der Vorschussempfänger/in gebucht.
Ein einmaliger Vorschuss ist nach jeder Inanspruchnahme spätestens in der darauf folgenden Kassenstunde abzurechnen. Ein längerfristiger Vorschuss wird nach den Vorgaben des/der Schatzmeisters/in abgerechnet.
Die Abrechnung des Vorschusses wird im Kassenbuch zum einen als Einzahlung des/der Vorschussempfängers/in und zum anderen als Ausgabe unter Angabe des Ausgabezwecks eingetragen und gebucht.
11. Geschäftsverteilungsplan
Der erweiterte Vorstand hat mit dieser Geschäftsordnung den in der Anlage widergegebenen Geschäftsverteilungsplan beschlossen.
12. Befugnisse des Kassenprüfungsausschusses
(1) Die/der Vorsitzende des Kassenprüfungsausschusses oder ein von ihm/ihr beauftragtes Mitglied des Kassenprüfungsausschusses kann ohne Einladung an jeder Delegiertenkonferenz, jeder Sitzung des erweiterten und des geschäftsführenden Vorstands, an jeder Abteilungsversammlung und an jeder Sitzung der Abteilungsvorstände teilnehmen.
(2) Die/der Vorsitzende des Kassenprüfungsausschusses ist über die Termine der vorgenannten Veranstaltungen rechtzeitig zu informieren.
13. Änderung der Geschäftsordnung
Eine Änderung der Geschäftsordnung bedarf einer schriftlichen Beschlussvorlage und muss auf einer Sitzung des erweiterten Vorstandes behandelt und beschlossen werden.
Der Vorstand
Anlage zur Geschäftsordnung des Vorstands des Kleingartenvereins Freies Land e.V.
Geschäftsverteilungsplan
Soweit in der Satzung und in der Geschäftsordnung nicht bereits Aufgaben genannt sind, gilt darüber hinaus nachstehende Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten für die Mitglieder der Vorstände:
1 Aufgabenbeschreibung für den 1. Vorsitzenden
2 Aufgabenbeschreibung für den 2. Vorsitzenden
3 Aufgabenbeschreibung für den/die Schatzmeister/in
4 Aufgabenbeschreibung für den/die Stellvertretende/n Schatzmeister/in
5 Aufgabenbeschreibung des Vorstandsmitgliedes für Elektroenergieversorgung
6 Aufgabenbeschreibung des Vorstandsmitgliedes für Wasserversorgung
7 Aufgabenbeschreibung für das Vorstandsmitglied Gartenvergabe
8 Aufgabenbeschreibung für Schriftführer des Vorstandes
9 Aufgabenbeschreibung für Abteilungsvorsitzende
10 Aufgaben des/r Vorsitzenden der Kulturkommission
11 Aufgaben des/r Vorsitzenden der Kommission Gartenfachberatung
12 Aufgaben der/s Vorsitzenden der Kommission Gartenvergabe
14 Aufgaben des/r Baubeauftragten
Die Geschäftsordnung inkl. Geschäftsverteilungsplan zum download hier: